DXとはデジタルトランスフォーメーションの略であり、デジタル技術を駆使して業務の更なる変革を図ることを示します。人材業界も含めたあらゆる業界で進められており、生産性の向上や業務効率化などが期待されています。
2025年の壁問題とは「2025年の崖」とも言われており、既存システムの老朽化やそのシステムを担当した人材の退職などの影響により多くの企業で問題が発生すると危惧されている問題をいいます。ブラックボックス化されたシステムは後任のエンジニアが触れず、システムそのものを入れ替えるとなると大きなコストが必要になります。こういった問題は人材業界においても例外なく影響を受けることが想定されています。
日本は少子高齢化が進んでおり、現役世代として労働に従事できる人材は減少の一途を辿っています。人材業界は「働くヒト」を取り扱う業界ですから、この限られた人的資源をどのようにしてクライアントに充てていくかが重要な課題となっています。
労働人口の減少に対しては限られた資源のやりくりだけでなく、高齢者の就労にも対応する必要があります。世間的には定年の年齢もどんどん引き上げられる傾向となっており、高齢者が働ける環境をどのように準備するかも人材業界に求められています。
近年さまざまな業界でDX化が進められており、デジタル技術に関する人材の獲得競争も激化しています。人材業界としてはクライアントにアテンドする人材確保はもちろん、自社においてDXを担当する人材の確保にも奔走している状況があります。
人材業界においては取り扱う人材はもちろん、自社内の人材にも多くの課題を抱えているでしょう。自社のマンパワーだけではなかなかDXが進められないという会社も多いと思いますので、プロの専門家であるDXコンサル会社に相談することもおすすめです。
最近では感染症対策の取り組みを入口に、Web上でのミーティングや面談に取り組む企業が多くなっています。インターネット環境さえあれば世界中のどこにいても画面越しに対面で話すことが可能なため、多くの企業や教育機関で取り入れられています。人材業界でもこの流れは重要であり、時間の効率化だけでなく地理的遠隔性というハンディキャップを埋められるという大きなメリットが期待でき、より多くの人材にリーチすることが可能になります。
環境問題や消耗品コストなどの問題から、ペーパーレス化も全国的に取り組まれている改革の一つです。データや資料などを紙媒体にプリントアウトして確認・共有する流れがスタンダードという会社は多かったと思いますが、システム化が進むとこういった紙ベースでのやりとりもどんどんなくなっていくでしょう。会計帳簿に関しても電子帳簿保存法が施行されるなど、ペーパーレス化の流れはこれからもどんどん進められていくでしょう。
マイナンバーの登場など、従業員のさまざまな情報を厳格に管理する必要がある中、未だにアナログ管理をされている企業もあるのではないでしょうか。商品や原価などあらゆる情報をシステム上でデータ管理する場面が増えている流れの中、従業員管理も例外ではなくデータ管理が可能です。システム上でデータ管理ができていると、勤怠管理や給与計算、入退社管理などさまざまな場面で手計算などのアナログ処理が不要になりエラーリスクの低減と業務効率化が期待されます。
営業活動における顧客管理は非常に重要であり、その属性や商談記録も社内における貴重な情報的経営資源です。営業というと営業担当者に対する属人的なイメージが強く、配置換えや退職などによって貴重な顧客を失ってしまうケースもあるのではないでしょうか。営業に関する情報や顧客管理もシステム上で行うことができると、後任の担当者への引継ぎや社内共有が円滑に測れるため、より質の高い営業活動が可能になるでしょう。
求職者への仕事の紹介までに時間がかかってしまっていたこと、並びに就労中の派遣スタッフと人材管理を行うコンサルタントとのコミュニケーションがうまく取れていないという2点が課題となっていました。
派遣スタッフとコンサルタントがコミュニケーションを取る手法を電話やメールではなく、LINEに切り替えました。国内普及率が8割以上ともいわれているLINEを取り入れることにより、返答率の向上が期待されました。また、既に取り入れていたマーケティングオートメーションと連携させて運用することにより、派遣スタッフとの調整などもよりスムーズに行えるようになっています。
従来は2割程度だった返信率が8割を超えるほどにまで改善し、派遣会社サイドの待ち時間が大きく減少したことでクライアント企業に人材を紹介するまでのリードタイムを圧縮することができています。また、併せてコミュニケーション量も増えたことで就業に繋がりやすくなったと感じられています。
引用元：randstad
（https://services.randstad.co.jp/blog/hrhub20221214）
人材会社の営業は「集客・エントリー・企業開拓・面談と一連の業務を一通りこなせて初めて一人前」だと考えられていましたが、それぞれのスタッフで強みや弱み・特徴が異なることから「業務を細分化して注力すべき業務に集中した方がいいのでは」との方向転換が行われスカウト業務専任チームが組まれました。しかし業務時間の確保の問題もあり、業務状況のばらつきが出てしまうという課題が顕在化していました。
今回対象となっているスカウト業務について、自動化できるツールを導入しました。エントリー数を確保するためにはスカウトメールの配信数を確保・安定化することが足元の課題だったため、条件設定を行い自動化することでその課題を解決しました。まずは一つの媒体で実施しうまく稼働したため他媒体にも広げ、設定に試行錯誤しながら稼働を続けられています。
スカウトを自動化できた最大のメリットは「配信数が安定したため要因分析がしやすくなった」ことです。コンスタントに配信することができたため、前提条件がぶれず対比による要因分析がしやすくなったため、より戦略的なスカウトに取り組むことができるようになりました。
引用元：STANDARD FACTORY
（https://www.standardfactory.jp/blog/case/case-linking/）
パートナー企業から一日何千件もの要員紹介メールが送られてくる中、以前はメールデータを社内のWebシステムに手作業で登録していました。この作業を自動化するためにシステムを導入しましたが、対象業務の仕様が複雑だったため導入したシステムのみで全てを自動化することが難しく、部分的に人の手が必要な状況となっていました。
一部システムを新たなものに入れ替え、自動化のフローを作成しました。これにより今まで手作業で行っていたデータの突合作業やWebシステムへの登録、エクセルへの転記作業などを自動化することができ、部分的にかかっていた人の手を省くことができています。
これらの取り組みにより実際に削減できた時間としては午前・午後で各30分、1日1時間程度となっています。しかしながら自動化することにより他の業務を中断して取り掛かる必要がなくなったため、一つの業務に集中できる環境が確保できたという大きな効果に繋がっています。この自動化により得られた効果は、削減できる時間数以上の効果があると考えられています。
引用元：USAC SYSTEM
（https://www.usknet.com/jirei/solxyz/）
コンサルタントがスカウト業務を行う中、「求人サイトの満足度＆エントリー数を向上させる」という新たなミッションが加わったため一日一人あたり2,000件ものスカウトを打つことが求められていました。しかしこの対応はマンパワー的に難しいという問題に直面し、その解決が求められていました。
以前よりRPAは導入していたものの、エラー発生時にはその原因追及をしたうえで修復を行う必要がありスカウトを人手でやるのとあまり変わらない状況となっていました。そこで新たなRPAに切り替えを行い、設定までをアウトソーシングすることで処理が止まることなくスカウト業務をスムーズに行える環境を構築できています。
現在では2つの媒体のスカウト業務で3台のRPAを導入しており、人手と使い分けて対応しています。配信数は社内全体で大幅にアップし、それに応じてエントリー数も確保できています。また、人的なミスがなくなったことでスカウト業務そのものの質も上がるとともに、今までかかっていた業務時間の半分にまで削減もできたことで残業時間の短縮も実現できています。
引用元：STANDARD FACTORY
（https://www.standardfactory.jp/blog/case/element-hrc/）